Het einde van het jaar staat in het teken van feest en nog eens feest. Maar voor ondernemers betekent deze tijd veel meer dan dat, zeker als je boekjaar gelijkloopt met een kalenderjaar: dus om je wat te ontzorgen is hier onze eindejaarsplanning.

Deze tijd van het jaar waarin het nodig is om je te concentreren op een lijst met belangrijke eindejaarstaken die zijn ontworpen om je bedrijf conform te houden, je te helpen reflecteren op en te leren van het afgelopen jaar, en ervoor te zorgen dat je goed voorbereid bent om je bedrijf succesvol te besturen in het komende jaar.

Voor kerst en nieuw wordt er veel gepland, vakantie, wat er op het menu komt, welke versieringen, wie nodigen we uit, gaan we op vakantie en naar waartoe, het to-do lijstje wordt langer en langer. En hoe staat het met je to-do lijst voor je bedrijf? Neem je daar ook voldoende tijd voor?

Laat ons je helpen met de financiële checklist en planningstool voor het einde van het jaar - 11 stappen

1. Stem je rekeningen af

Voordat je andere problemen aan het einde van het jaar kunt aanpakken, moet je er eerst voor zorgen dat al je boekhoudkundige gegevens en rekeningen (bankrekeningen, klanten en leveranciers) up-to-date en afgestemd zijn.

Als je dit het hele jaar volhoudt, zoals je zou moeten doen, zou dit proces niet te veel tijd kosten. Kortom, je hoeft alleen maar de afgelopen weken na te kijken om te controleren of alles actueel is. Houd rekening met eventuele openstaande vorderingen en eventuele schulden die je nog verschuldigd bent. Zorg ervoor dat alle items zijn verantwoord, geregistreerd en eventueel betaald voor het einde van het jaar.

Pro-tip: automatiseren, automatiseren, automatiseren. Door het proces te automatiseren, ben je er zeker van dat je administratie altijd overzichtelijk en nauwkeurig is met slechts een kleine hoeveelheid van je kostbare tijd en aandacht.

2. Financiële rapporten bekijken

Nu je boekhouding is geüpdatet, kan je beginnen met het bekijken van je financiële rapporten.

Het is essentieel dat je de tijd neemt om je financiële gegevens te analyseren en conclusies te trekken zodat je gegevensgestuurde beslissingen kan nemen om zo zakelijk succes te behalen.

Deze rapporten bevatten je resultatenrekening (winst- en verliesrekening), balans en een cashflow-overzicht.

Naast de basis financiële rapportages, is het belangrijk dat je finance afdeling je de juiste managementrapportages bezorgd om beslissingen te nemen. 

Deze rapporten helpen je om weloverwogen beslissingen te nemen - die de inkomsten maximaliseren, je kosten minimaliseren, de winstmarges vergroten en het succes versnellen.

3. Analyseer cashflowoverzichten

Kijk eens goed naar de cashflowoverzichten van vorig jaar.

Terwijl je deze overzichten beoordeelt, moet je op zoek gaan naar uitdagingen (cashflowtekorten) die je bent tegengekomen en proberen de redenen te achterhalen waarom deze tekorten zijn opgetreden.

Je moet ook op zoek gaan naar zichtbare patronen die je beter kunnen informeren over je cashflowprognoses en strategische planning voor het komende jaar. Heeft je bedrijf te maken gehad met een seizoensgebonden cashflowtekort als gevolg van een vertraagde vraag, problemen met de toeleveringsketen of een ander probleem dat zich in de toekomst nog eens zou kunnen voordoen? Als dat zo is, maak dan nu plannen om je voor te bereiden op deze uitdagingen, zodat ze geen probleem vormen als ze zich in de toekomst opnieuw voordoen. Lees je graag meer over cashflow? Lees dan zeker deze artikels: '4 Tips voor een goed cashmanagement', '7 inzichten over cashflow' en 'Houd uw cash stromend!'.

4. Belastingplanning en -strategie aan het einde van het jaar

Met ook een focus op belastingen, kijk aan het einde van het jaar waar je bedrijf staat, zowel qua inkomsten als qua kosten. Je kan misschien op het laatste moment enkele acties ondernemen om je belastbaar inkomen te verlagen en de belastingpositie van je bedrijf te verbeteren voordat het jaar afloopt en je financiële gegevens in steen gehouwen zijn.

Je kan bijvoorbeeld overwegen om het inkomen te splitsen of gebruik te maken van maximale afschrijvingsclaims. Je kan uitgaven bespoedigen door noodzakelijke aankopen te doen in dit boekjaar, in plaats van te wachten tot na 1 januari. Als je het kan veroorloven om op een deel van je vorderingen te wachten, overweeg dan om je facturen uit te stellen en klanten pas na het einde van het fiscale jaar te factureren.

5. Denk na over je bedrijf en bekijk de doelstellingen van afgelopen jaar

Maak tijd vrij om na te denken over je cijfers en financiën, bekijk de doelen van het afgelopen jaar en vergelijk hoe het jaar is verlopen met betrekking tot het budget en werkelijke cijfers.

Stel jezelf de vraag:

● Hoe bleven we op koers?

● Op welke manieren waren we succesvol?

● Waar en waarom zijn we afgedwaald van ons pad/plan?

6. Identificeer tekortkomingen en vind oplossingen

Als je problemen, mislukkingen of andere punten die je het afgelopen jaar hebt gemist, vaststelt, neem dan echt de tijd om erachter te komen wat er is gebeurd en hoe het fout is gegaan. Als je naar dit soort tekortkomingen kijkt, kan je de beperkende factoren binnen je bedrijf identificeren (d.w.z. de dingen die je groei, succes tegenhouden).

Vraag jezelf af wat je anders zou moeten doen om de beperkende factoren binnen je bedrijf te elimineren. Kies vervolgens de oplossingen die het meest haalbaar lijken of het meest waarschijnlijk zullen worden bereikt, en maak er een punt van om die oplossingen het komende jaar te implementeren.

7. Houd rekening met beloningen en toekomstige personeelsbehoeften

Aan het einde van het jaar zou je een groeipercentage voor je bedrijf moeten kunnen zien en doelen kunnen stellen voor de bijkomende groei die je het komende jaar en enkele jaren daarna wilt bereiken.

Kijk met dat in gedachten naar je personeelbezetting en bepaal welke functies je moet invullen en hoe je medewerkers in de nabije toekomst mogelijk moet groeien om ook je bedrijf te laten groeien. Dit kan je helpen te voorspellen wanneer u nieuw personeel moet aannemen om ervoor te zorgen dat ze goed opgeleid zijn en klaar zijn om nieuwe uitdagingen aan te gaan zodra uw bedrijf ze nodig heeft.

Terwijl je gedachten bij je medewerkers zijn, vergeet niet om dankbaar voor hen te zijn en je dankbaarheid te uiten met zowel (‘cash’)beloningen als publieke erkenning. Dit is het moment om eindejaarsgeschenken en feesten te overwegen, naast loonsverhogingen en incentiveprogramma's voor het komende jaar.

8. Stel doelen, bepaal een strategie en noteer

Maar al te vaak zijn ondernemers te veel bezig met de hectische agenda’s van hun dagelijks leven om te onthouden dat hun visie voor hun bedrijf verder moet reiken dan de huidige werkweek.

Met je financiële gegevens bij de hand en een grondig begrip van de prestaties van het afgelopen jaar, is het einde van het jaar het perfecte moment om je te concentreren op het stellen van doelen en het bedenken van specifieke strategische plannen om die doelen te bereiken.

Maak van de gelegenheid gebruik om het ideale toekomst- of vijfjarenplan voor je bedrijf (langetermijndoelen) voor te stellen. Werk vervolgens achteruit om de kortetermijndoelen te identificeren die je zullen helpen de langetermijndoelen te bereiken, en bedenk operationele plannen die ervoor zorgen dat je medewerkers en bedrijf allemaal rond dezelfde visie zijn georiënteerd en werken aan gemeenschappelijke doelen.

Zorg ervoor dat je het uitschrijft, het plan aan je mensen communiceert, deadlines stelt en een rapportering implementeert om de voortgang te meten.

9. Maak een budget

Je kan geen toekomstplannen maken, doelen stellen en deze bereiken zonder een budget. Begin door te kijken naar je budget van afgelopen jaar en dit te vergelijken met de werkelijke, gerealiseerde cijfers.

Maak de nodige aanpassingen en denk dan na over de doelen die je wilt bereiken en de middelen die je financieel en operationeel nodig hebt om ze te bereiken. Bouw deze items in je budget. Laat je budget niet onaangeroerd liggen maar maak het commitment om het komende jaar elke maand je budget en andere financiële overzichten opnieuw te bekijken, in vergelijking met de werkelijke cijfers zodat je gaandeweg aanpassingen kunt maken.

Meer weten over budgetten? Lees dan zeker ons 4 luik over budgetten en prognoses: 
'Deel 1: Het belang van budgetteren binnen een bedrijf', 'Deel 2: Tips om correct te budgetteren', 'Deel 3: Hoe maak je een correcte prognose op voor jouw bedrijf?', en 'Deel 4: KPI's en statistieken opstellen & managen'

10. Evalueer en verbeter jezelf

Neem niet alleen de tijd om na te denken over het voorgaande jaar van je bedrijf, maar ook om na te denken over je eigen leiderschapsprestaties in het afgelopen jaar. Doe je best om jezelf objectief te evalueren. Waar denk je dat je tekort schiet?

Probeer dingen te identificeren die u kunt verbeteren, zoals:

● Timemanagement

● Communicatie

● Bedrijfscultuur

● HR-beleid (erkenning/incentives)

● Kennis van je cijfers

● Zakelijk inzicht

● Kennis van de industrie/sector

Implementeer vervolgens een plan voor zelfontwikkeling voor het komende jaar, waarbij je tijd voor jezelf inplant om te blijven leren en je zakelijke inzichten en leiderschapsvaardigheden te verbeteren.

11. Vier successen

Aan het einde van het jaar, moet je ook de tijd nemen om jezelf en je medewerkers een schouderklopje te geven en jezelf te feliciteren met het overleven (verpletteren) van weer een jaar - en een buitengewoon uitdagend jaar - in de zakenwereld.

Houd rekening met alle doelen die je hebt behaald en de verwachtingen die je hebt bereikt of overtroffen en kijk goed wat werkte en hoe je het hebt gedaan om je zo te concentreren op het herhalen van deze successen in de toekomst.

Ondersteunt je backoffice het operationele kader en de doelstellingen van je bedrijf?

Het belangrijkste is dat je na het invullen van je eindejaarschecklist even de tijd neemt om te evalueren hoe het eindejaarsproces voor je is verlopen.

Vraag jezelf af of je backoffice je eindejaarsplanning, belastingplanning, bedrijfsstrategie en operationeel kader ondersteunt. Was het eenvoudig om financiële rapporten aangeleverd te krijgen, werden deze tijdig aan je bezorgd of zorgen o.a. handmatige processen voor vertragingen of leidden deze zelfs tot rapportagefouten?

Als je merkt dat je backoffice je tijd kost, in plaats van je tijd te besparen, moet je een extra zakelijk doel aan je lijst voor het komende jaar toevoegen, en dat is je backoffice versterken en je rapportageprocessen automatiseren om, zo je beslissingsproces te verbeteren en tegelijkertijd je algehele financiële doelen en bedrijfsstrategie beter te ondersteunen.

Wens je een virtueel finance-team om je te ondersteunen met de eindejaarscijfers? Een succesvolle samenwerking begint met een goed gesprek. Ontdek het dienstenpakket van A2Z en leg nu jouw gratis en vrijblijvend gesprek van 30 minuten vast, rechtstreeks in onze agenda.

Boek nu jouw vrijblijvend gesprek van 30 minuten