Dit is het laatste artikel van onze vierdelige serie over budgettering en prognoses. Schakel je nu pas in op onze blog? Dan raden we je aan om eerst onze vorige blogs van de vier-luik te lezen. In deel 1 gingen we dieper in op het belang van budgetteren binnen een bedrijf. Deel 2 gaf concrete tips om correct te budgetteren en deel 3 gaf een gedetailleerde uitleg over hoe je een correcte prognose kon opmaken. In dit deel gaan we dieper in op statistieken en KPI's. 

KPI: betekenis

Hoe effectief een bedrijf zijn doelen bereikt, kan onder meer bepaald worden door key performance indicators (KPI's) en statistieken of maatstaven. KPI's zijn kwantificeerbare metingen die kunnen worden gebruikt om succes in de loop van de tijd te meten. Ze worden gedefinieerd op basis van de kerndoelstellingen van het bedrijf. KPI-indicatoren moeten duidelijk zijn en altijd betrekking hebben op een specifiek bedrijfsresultaat of doel. Zorg er dus voor dat de KPI's worden gedeeld en besproken met degenen die het bedrijf gaan bijdragen tot het bereiken van de gewenste resultaten. Als je de KPI's niet deelt met de betrokkenen, kan het zijn dat ze zich richten op verschillende bedrijfsgebieden die niet zullen leiden tot het beoogde doel of resultaat. Daardoor zal je onderneming haar doel misschien missen. Door de KPI's te delen met je medewerkers zorg je er voor dat alle neuzen dezelfde kant op staan. 

Kenmerken die de KPIs bepalen:

• Wat is het gewenste doel?
• Waarom is deze uitkomst belangrijk?
• Wie is er verantwoordelijk voor?
• Hoe weet je wanneer je het hebt bereikt?

Statistieken en meetbare maatstaven worden gebruikt om het succes van specifieke bedrijfsprocessen te volgen. Ze kunnen helpen bij het evalueren van prestaties en bij het vergelijken van resultaten. Enkele voorbeelden van statistieken per afdeling:

• Marketing: Kosten per acquisitie
• Verkoop: Verkoop per specifiek productgroep
• Verkoop: Leadconversieratio
• HR: Ziekteverzuim

Statistieken zijn verschillend van KPI's omdat statistieken processen volgen, terwijl KPI's beoordelen of je bedrijf haar doelstellingen of targets haalt. In combinatie met de financiële rapporten moeten KPI's een beeld schetsen van hoe het bedrijf presteert.

Smart KPI

Heb je al gehoord van SMART-doelstellingen? Het is bevorderlijk dat elke KPI aan alle SMART-criteria voldoet om je KPI's zo duidelijk en concreet mogelijk te maken:

• Specifiek: Maak je KPI's concreet door zeer gedetailleerd en ondubbelzinnig te omschrijven wat je precies voor ogen hebt. Woorden zoals 'beter' en 'goed' vermijd je dus bij het bewoorden van KPI's. 
• Meetbaar: Koppel cijfers aan je doelen en KPI's, bvb. d.m.v. percentages.
• Aanvaarbaar/Acceptabel: Betrek alle verantwoordelijken bij het opstellen van de KPI's om je te verzekeren dat ze achter deze vooropgestelde doelen staan. Zonder draagvlak komt er weinig van je KPI's terecht. 
• Relevant/Realistisch voor het bedrijf: Zorg ervoor dat je KPI's ambitieus, maar haalbaar zijn en relevant zijn voor het succes van je onderneming. 
• Tijdsgebonden: Zorg voor deadlines en planning om de KPI's te bereiken op een bepaald tijdstip.

Om je KPI's actiegericht te maken, raden we aan om de volgende 5 stappen toe te passen:
STAP 1: De zakelijke doelstelling(en) bekijken.
STAP 2: De relevante statistieken analyseren om de huidige prestaties te onderzoeken.
STAP 3: Korte- en langetermijn-KPI's instellen, zodat er mijlpalen zijn die je kunt behalen terwijl je ernaar streeft de langetermijndoelen te bereiken.
STAP 4: De KPI-doelstellingen bespreken met medewerkers die bij deze gebieden betrokken zijn.
STAP 5: De vooruitang meten en indien nodig aanpassingen aanbrengen.

Hoe bepaal je welke KPI’s je moet kiezen?

Het opstellen van KPI's is niet zomaar een lijstje met aparte doelstellingen: elke KPI moeten in relatie staan met de andere KPI's. Werk daarom niet met KPI’s per ‘afdeling’ maar met klantketens. Een klantketen loopt namelijk  door de verschillende afdelingen van je onderneming heen.

Waarom geen KPI's opstellen per afdeling?
Reden: Als er iets mis gaat in een onderneming, dan gebeurt het meestal in de overdrachtsmomenten tussen afdelingen en niet binnen één bepaalde afdeling.

Bij het bepalen van je KPI's per klantketen houd je steeds de waarden van het bedrijf in het achterhoofd, zowel de waarden naar klanten toe als de interne waarden. Vergeet hierbij de missie en de visie van je onderneming niet, en houd de onderliggende doelstellingen in het achterhoofd zoals:

• De winst en de continuïteit verzekeren (het ultieme doel van elke vennootschap)
• De groeidoelstellingen
• De productiviteitsdoelstellingen
• De waardepropositie (wat verwacht de klant, wat verwacht de medewerker, …)

TIP: Meet zowel klantentevredenheid als klantgedrag. Beide parameters beïnvloeden jouw winst. Klanttevredenheid meet de perceptie (wat de klant zegt), en klantgedrag meet de loyaliteit (wat de klant doet).

Meer weten over KPI’s? Lees dan zeker hier het artikel over de meest voorkomende valkuilen bij het opstellen en doorvoeren van een KPI-structuur. Heb je advies nodig bij het opstellen en doorvoeren van de KPI's? Dan kan een virtuele CFO de oplossing zijn om je te verzekeren dat je je KPI-structuur op een correcte manier managet. Dankzij de ervaring van A2Z Services kan je rekenen op financiële expertise van een team virtuele CFO's.

Bij A2Z Services gebruiken we geïntegreerde rapportagesoftware die op maat gemaakte managementrapportage, analyse en prognoses biedt. Dankzij deze duidelijke en concrete rapportages zorgen wij voor waardevolle inzichten bij onze klanten. Het stelt hen in staat om op een eenvoudige manier bedrijfsprestaties op te volgen, te beoordelen en om potentiële kansen te identificeren.

Wil je graag meer lezen over KPI's? Lees dan zeker volgende artikels 'Is een traditionele maandafsluiting nog zinvol' en 'Mis het doel niet met je KPI-structuur!'. Wens je een virtueel finance-team om je te ondersteunen? Een succesvolle samenwerking begint met een goed gesprek. Ontdek het dienstenpakket van A2Z en leg nu jouw gratis en vrijblijvend gesprek van 30 minuten vast, rechtstreeks in onze agenda.