Voorspellingen zijn niet alleen voor het weer bedoeld. Als onderdeel van het budgetteringsproces zijn prognoses voor je bedrijf een waardevol hulpmiddel om weloverwogen beslissingen te nemen. Ontdek er in dit deel alles over, en neem de vorige delen ook zeker door!

Bij het maken van prognoses kunnen operationele en financiële gegevens van voorgaande jaren gebruikt worden om toekomstige trends te bepalen, uit te zoeken hoe inkomsten en uitgaven kunnen worden toegewezen aan bepaalde doelen en te anticiperen op wijzigingen in je inkomsten en uitgaven.

Net zoals velen heb ik al wel eens gevloekt toen de weervoorspelling er weer volledig naast zaten, waarna je in je t-shirt en short in de gietende regen staat. Verkeerde prognoses kunnen ook voorkomen in het bedrijfsleven, zoals gebleken is in februari-maart 2020 met de coronacrisis. Net zoals in het leven horen er bij ondernemerschap een aantal onverwachte variabelen. Houd er dus rekening mee dat prognoses erg nauwkeurig kunnen zijn, maar dat de bal in bepaalde gevallen ook eens wordt misgeslagen. Het is en blijft een prognose, een voorspelling en geen exacte wetenschap. Niemand heeft een glazen bol, ook CFO’s niet.

Bij het opstellen van prognoses worden er een aantal methoden gebruikt, gebaseerd op externe data, interne gegevens en wel overwogen aannames. Hoewel veel ondernemers een buikgevoel hebben over de toekomst, is het beter om feiten te gebruiken. Bankiers, investeerders en andere gebruikers van je prognose zullen er veel meer vertrouwen in hebben als er een methode achter de cijfers zit.

Er zijn een paar benaderingen voor prognoses en deze zijn gebaseerd op:

• Kwalitatieve modellen, die gebaseerd zijn op meningen (d.w.z. marktonderzoek en de expertise van kenners).
• Kwantitatieve modellen, die data gebruiken voor analyse.

Of je nu een kwalitatief of een kwantitatief model gebruikt voor je prognoses, er zijn bepaalde stappen die je moet volgens in het proces. 

De 7 stappen voor een geslaagde prognose

1. Kies een vertrekpunt

Kies een probleem of een gegevenspunt. Dit kan bijvoorbeeld de verkoop zijn tijdens een bepaalde periode, zoals de zomer.

2. Identificeer & verzamel de prognosevariabelen

Identificeer relevante variabelen die deel zullen uitmaken van de prognose en verzamel deze gegevens.
Voorbeeld: de winst uit verkopen in de afgelopen vijf jaar per maand samenstellen.

3. Maak aannames

Maak beredeneerde assumpties. Door de gegevens die nodig zijn te beperken kan je tijd besparen en het proces vereenvoudigen.
Voorbeeld: kijk naar de winst die is gegenereerd met verkopen in juli en augustus.

4. Kies een prognosemodel

Er zijn verschillende opties bij het kiezen van het juiste financiële model. Verkies het type model die past bij de gegevenssets, de variabelen, de complexiteit en de aannames van jouw bedrijf. Maak je voor het eerst een prognose? Begin eenvoudig en naarmate de gegevens, variabelen en aannames toenemen zal ook de complexiteit  stijgen. Er kan veel tijd kruipen in het kiezen van een correct model en in het maken van een prognose. Hou daarom steeds het doel van de prognose in het achterhoofd.

5. Bepaal de KPI’s

Key Performance Indicators (KPI’s) zijn belangrijke instrumenten om het succes van je bedrijf te meten. Niet alle KPI's zijn financieel gebaseerd: een doelstelling kan bijvoorbeeld klanttevredenheid zijn of het aantal mensen dat wordt bediend. Het vierde deel van deze blogserie gaat dieper in op KPI's en statistieken. Meld je aan voor onze nieuwsbrief om meer te weten te komen over het belang van KPI's en statistieken.

6. Analyseer de gegevens

Analyseer de gegevens om te voorspellen wat er in de toekomst kan gebeuren en maak op basis hiervan een voorspelling. Een voorbeeld hiervan is het beoordelen van verkopen en klanten. Heb je grote klanten gewonnen of verloren? Of worden er nieuwe producten uitgerold? Dit zijn een paar items die van invloed zijn op de verkoopprognose.

7. Vergelijk de resultaten

Verifieer de daadwerkelijke resultaten en vergelijk ze met de gemaakte voorspellingen. Dit kan bevestigen dat de prognose juist was, of het kan erop wijzen dat er enkele problemen waren en dat de variabelen of gegevens die zijn gebruikt, in de toekomst mogelijk moeten worden aangepast.

Forecasting

Forecasting is een belangrijk proces om te begrijpen of je onderneming haar doelen bereikt en het kan sneller verbeterpunten identificeren als resultaten worden gemeten. 

Forecasting en prognoses maken in het bedrijfsleven is op een aantal manieren een bijzonder belangrijk managementinstrument:

• Inzicht in de bedrijfsresultaten en welke gebieden mogelijks moeten worden verbeterd om de doelstellingen van de organisatie te bereiken
• Anticiperen op veranderingen in de markt en actief reageren in plaats van reactief
• Inzicht in de vraag naar je producten of diensten
• Beheer van je inventaris en voorraden
• Budgettering voor grondstoffen of personeelsbestand
• Informeren van procesmanagement, werving, productstrategie en cashflow

Door prognoses op te maken, kunnen bedrijven zowel verwachte kosten als inkomsten of winsten voorspellen. Op die manier kunnen prognosebevindingen het bedrijf helpen om in te spelen op de toekomst. Het is voor die reden dat finance experts prognoses herbekijken en opnieuw beoordelen. Ze bekijken dan of de vooropgestelde prognoses nauwkeurig genoeg zijn en afgestemd op uw bedrijfsdoelen. Een zakelijke prognose zou moeten overeenkomen met de doelen die in je businessplan zijn vastgelegd.

“ Hoewel voorspellingsmodellen en -methoden een waardevollere voorspelling opleveren, zijn ze niet altijd 100% nauwkeurig. Ze moeten worden bijgesteld naarmate er nieuwe informatie beschikbaar komt. Zo zal het een waardevol proces zijn voor zaakvoerder en managers, omdat ze effectiever kunnen plannen."

Bedrijven en ‘de markt’ evolueren altijd, dus het is belangrijk om veerkrachtig te zijn en zich aan te passen aan deze veranderingen. Daarom is het belangrijk dat prognoses in het bedrijfsleven een continu proces zijn dat gemakkelijk naar behoefte kan worden aangepast. Regelmatig je prognosemodules herzien en bijwerken, helpt bij het identificeren van sterke en zwakke punten en zo kan je bedrijf een meer gerichte benadering hebben om haar doelen te bereiken.

Wil je meer weten over de hulp en ondersteuning van een virtueel finance-team bij het opstellen van je budget en prognoses? Een succesvolle samenwerking begint met een goed gesprek. Ontdek het dienstenpakket van A2Z en leg nu jouw gratis en vrijblijvend gesprek van 30 minuten vast, rechtstreeks in onze agenda.

Lees ook zeker onze volgende blog over het belang van KPI's, waarin we deze gedetailleerd onder de loep gaan nemen.