In het eerste luik van deze opleiding hebben we het belang van budgetteren aangetoond. In dit deel gaan we enkele tips onder de loep nemen die ervoor zorgen dat je budget je helpt om je doelen te bereiken.

Een doordachte en concrete budgettering helpt een bedrijf om haar vooruitgang op te volgen. Je kan achterhalen welke vooropgestelde doelen behaald zijn en analyseren waarom bepaalde doelen onsuccesvol waren. Een financieel plan helpt om je te informeren over de beslissingen die worden genomen. Daarnaast is het een handig hulpmiddel om werkelijke prestaties te meten aan verwachtingen. Houd bij het voorbereiden van het budgetterings- en prognoseproces rekening met onderstaande tips.

6 tips om beter te budgetten

1. Wees positief

Succesvolle bedrijven vertrouwen op budgettering en prognoses. Een budget opstellen kan in het begin wat wenkbrauwengefrons en gezucht opwekken, maar een positieve ingesteldheid is het halve werk. Beschouw budgetteren als een tool die je zal helpen om een gezonde cashflowstrategie uit te bouwen en om sterktes en problemen in je bedrijf(sprocessen) te identificeren.

2. Budgetteren is teamwork

De beste budgetteringsplannen zijn het resultaat van teamwerk. Om een concreet en gedetailleerd budgetteringsplan te hebben, heb je input nodig van verschillende afdelingen en personen. Vraag daarom ook input van sleutelfiguren binnen het bedrijf. Een budgettering wordt beter niet door slechts één persoon of afdeling, bvb. finance, opgemaakt.

Wie moet er in je budgetteringsteam zitten? Zorg dat elke afdeling vertegenwoordigd is, zodat je voldoende correcte informatie krijgt om het budget op te stellen. Bij wie kan je bijvoorbeeld terecht om te weten wanneer apparatuur vervangen moet worden? Of welke producten het beste verkopen? Welke marketingstrategie er zal toegepast worden? Hoeveel medewerkers zijn er nodig?

Heb je niet de nodige kennis in huis om een volledig budgetteringsplan op te stellen? Laat je dan in dit proces begeleiden door een expert. Het ontbreken van de nodige expertise kan geen reden zijn om te werken zonder budget. Fouten in je budgettering kunnen je als bedrijf heel duur komen te staan.

3. Bepaal welk type budget het beste bij de behoeften van de onderneming past

Afhankelijk van de grootte van je bedrijf kan een jaarlijks budget worden opgesplitst per maand of per kwartaal. Ben je actief in een seizoensgebonden sector? Houd hier dan rekening mee. Pas je budget indien nodig gedurende het jaar aan, afhankelijk van de omstandigheden die plaatsvinden. Zo zal je in crisistijden je budget(ten) vaker moeten beoordelen en aanpassen dan als je door rustigere wateren vaart. Wijzigingen kunnen maandelijks of trimestrieel voorkomen. 

Veel bedrijven stellen jaarlijks meerdere budgetten op die dan samengevoegd worden tot één budget zoals de operationele budgetten, specifieke projectbudgetten en investeringsbudgetten. De investeringsbudgetten worden opgemaakt om toekomstige investeringen zoals renovaties, onderzoek & ontwikkeling, IT, software of bedrijfsvoertuigen te plannen.

Door het budget te toetsen met de werkelijke prestaties, kan je beoordelen of je op de goede weg bent om de vooropgestelde doelen te behalen. Daarnaast kan je nieuwe mogelijkheden en problemen identificeren. Op die manier kan je ingrijpen indien nodig. Is je omzet hoger dan verwacht? Dan kan je extra voorraad aankopen, eventueel wat schulden vroeger terugbetalen of investeringen iets vroeger dan voorzien uitvoeren. Valt je omzet echter tegen? Dan kan je tijdig op je uitgaven besparen, een extra financiering aanvragen of geplande investeringen even uitstellen.

Budgetteren kan je op verschillende manieren benaderen: worst-case, gemiddeld of best-case scenario. Daarnaast kan je werken met een zero-based budget, waarbij je ieder jaar terug vanaf ‘nul’ begint en het budget per afdeling opnieuw berekent op basis van de behoeften en kosten. Om de geschikte strategie te vinden voor je bedrijfssituatie kan je je laten adviseren door een expert. 

4. Wees realistisch en eerlijk tijdens het budgetterings- en prognoseproces

Het belangrijkste is dat ondernemers eerlijk moeten zijn over hun verwachtingen en de realiteit van hun bedrijf. Soms is de verleiding groot om problemen te minimaliseren of te verdoezelen, maar dit is contraproductief. Denk groots maar realistisch: is je budgettering haalbaar? Haal je businessplan erbij: welke langetermijndoelstelling en visie heb je voor je bedrijf bepaald? Wat moet er in het ‘budgetjaar’ gebeuren om die doelstelling(gen) te verwezenlijken? Hoe realistischer, gedetailleerder en nauwkeuriger de informatie die wordt gebruikt om een budget op te stellen, hoe beter het proces zal verlopen en hoe nuttiger het budget zal zijn.

5. Hoop op het beste, maar maak plannen voor het ergste

Bedrijven moeten voorbereid zijn op het onverwachte. Een mooi voorbeeld hiervan was de COVID-pandemie. Er zijn verschillende manieren om dit op te nemen in je budgetproces. Je kan bijvoorbeeld een regelitem toewijzen aan een noodfonds. Het is aangeraden om tijdens succesvolle jaren wat spaargeld opzij te zetten, zodat je de nodige buffer hebt tijdens crisistijden of bij onverwachte problemen.

6. Wees gefocust en baan je een weg door elk deel van het proces.

Een budget kan je onderverdelen in vier hoofdcategorieën: 

1. Omzet
2. Directe kosten en/of kosten van verkochte goederen (COGS)
3. Administratieve kosten
4. Kapitaal/investeringen

Omzetbudget

Om een omzetbudget te bepalen is het aangeraden om de historische gegevens te analyseren (misschien per klant, klanttype, geografische locaties, enz.) en de nieuwe verkoopinitiatieven te bekijken (doe dit zowel in euros als in verkochte eenheden). 

Directe kosten of COGS

Bij het berekenen van de directe kosten en/of COGS is een opdeling van de historische kosten in combinatie met verbeterinitiatieven, volumeaankopen en loonkosten noodzakelijk. Pas op, directe kosten en/of COGS zijn direct gelinkt aan je omzet.

Administratieve uitgaven

De administratieve uitgaven moeten voldoende gedetailleerd zijn om op maand- of kwartaalbasis analyses uit te voeren. Denk hierbij aan terugkerende kosten (huur, licenties, …), onderhoud en herstellingen, algemene loonkosten, nutsvoorzieningen, interesten op leningen, e.d. . De administratieve uitgaven moeten zowel variabele als vaste kosten omvatten. De sleutel tot succes is om gedetailleerd te zijn, zodat elk afzonderlijk item indien nodig kan worden getoetst op noodzakelijkheid/zinvolheid.

Kapitaalbudget/investeringsbudget

Het kapitaalbudget/investeringsbudget omvat een oplijsting van je plannen om investeringsgoederen te kopen, om te renoveren of om te verkopen. Afhankelijk van het type organisatie en de huidige situatie van het bedrijf kan dit een klein of een groot deel van het budgetproces zijn. Een kapitaal of investeringsbudget opstellen is een hulpmiddel om toekomstige onderhoud- en herstelbudgetten te anticiperen. Mogelijks heb je nood aan extra fondsen of financiering om de investeringen uit te kunnen voeren om een gezonde cashflow te behouden.

Een correcte boekhoudschema is een belangrijke tool bij het budgetteringsproces. Het opstellen van een budget kan dus een goed moment zijn om dit opnieuw te beoordelen en wijzigingen aan te brengen. Je kan dan analyseren of je rekeningen al dan niet moet combineren of opsplitsen voor een meer gedetailleerde en gestructureerde rapportering.

Tip: kijk over de verschillende budgetten en categorieën heen. Er zijn kosten en opbrengsten die met elkaar in verhouding staan en die invloed hebben op elkaar. Veranderingen in de omzet hebben bijvoorbeeld een directe invloed op de kosten van verkochte goederen, terwijl het budgetteren van een nieuwe medewerker evenredig de loonkosten zal verhogen. 

Budgetteren in het bedrijfsleven is essentieel. Om verassingen te vermijden en om een correcte inkijk te hebben in de toekomst is het van cruciaal belang dat je de tijd neemt om alle operationele en financiële informatie te verzamelen die je nodig zal hebben om een volledig en doordacht budget op te stellen. Een budgetteringsproces helpt je om objectief naar je bedrijf en de werking ervan te kijken. Het is een kompas die jij en je teamleden kunnen gebruiken, hetzij als stimulans om op zoek te gaan naar kostenbesparingen, hetzij om de productiviteit te verbeteren.

Wil je meer tips over budgettering en prognoseseries? Wens je een virtueel finance-team om je te ondersteunen? Een succesvolle samenwerking begint met een goed gesprek. Ontdek het dienstenpakket van A2Z en leg nu jouw gratis en vrijblijvend gesprek van 30 minuten vast, rechtstreeks in onze agenda.

Lees ook zeker onze volgende blog over het belang van prognoses, waarin we deze gedetailleerd onder de loep gaan nemen.