Situatie:

• Als finance consultant/interim manager stel ik keer op keer hetzelfde probleem vast, altijd die “closings” op een vast tijdstip en dit al jaren en jaren, zonder dat iemand zich de vraag telt, is dit wel zinvol wat we doen, geeft dit nu echt de verwachte meerwaarde?
• Het kan iedere maand zijn of om een bepaald aantal weken bv. 4-4-5, enz. Klokvast op een vast moment. Zonder enige flexibiliteit want “de raad van bestuur heeft de cijfers nodig”. Er zijn KPI’s bepaald en deze moeten besproken worden, meestal door ze te verzamelen op een A4-pagina in het rapport.

Probleem:

• De frequentie van de closings sluit in realiteit niet of nauwelijks aan bij de verschillende, snellere, frequenties die de processen op het ‘terrein’ plaatsvinden. Voorbeeld, we beslissen om een prijsactie van 10 dagen, midden in de maand (van de 10de tot de 20ste) te houden. De resultaten van deze actie worden besproken tijdens de maandmeeting hierop volgend. Deze worden dan vergeleken met de vorige maandafsluiting en met deze van dezelfde periode vorig jaar. U bent appelen met peren aan het vergelijken en cijfers van 30-dagen i.p.v. deze van de actie-periode, want je wilt toch weten of deze actie geloond heeft. Weer kostbare tijd en geld verspilt door deze “closing”.

Oorzaak van het probleem:

• De afsluitdatums volgen een bepaald repetitief karakter dat ooit in het verleden werd vastgelegd.
• Een andere oorzaak hiervan is dat de verantwoordelijkheid voor het opstellen en verzamelen van de KPI’s meestal aan de CFO of aan een andere financieel verantwoordelijke is toevertrouwd, want hij/zij is toch graag met cijfers bezig.

Besluit:

• We moeten ingrijpen/bijsturen op het moment dat het nodig is, niet pas als er een meeting op gepland staat. 

Oplossing:

• Je moet de juiste KPI’s gebruiken, deze die zijn gebaseerd op klantketens. Iedere onderneming heeft klantketens. Je kan ze vergelijken met de weg die klanten door je onderneming afleggen. Het start met de vraag/nood/wens en eindigt met het invullen van deze behoefte. Bijvoorbeeld van order tot levering of van klacht tot oplossing. Door je KPI-opzet zo op te maken dat de klantketens centraal staan, kan je rekening houden met de verschillen in de dynamiek van al je klantketens. 

Wil je graag meer weten over KPI's? Lees dan de blogs 'KPI's en statistieken opstellen & managen' en 'Mis het doel niet met je KPI-structuur!'. Wens je advies of hulp van een virtuele CFO om correct gebruik te maken van KPI's in je onderneming? Een succesvolle samenwerking begint met een goed gesprek. Ontdek het dienstenpakket van A2Z en leg nu jouw gratis en vrijblijvend gesprek van 30 minuten vast, rechtstreeks in onze agenda.