Naarmate uw bedrijf groeit, heeft u onvermijdelijk meer branden om te blussen, problemen om op te lossen. Een van de ergste is wanneer u cashflow of andere financiële problemen heeft. Er zijn een paar oorzaken waarom dat gebeurt, maar één ding dat we zo vaak zien, is dat het een dramatisch gevolg is van een inefficiënte backoffice.

Het hebben van een geoptimaliseerd boekhoud -en rapporteringssysteem samen met een efficiënte backoffice is essentieel voor het runnen van een succesvol bedrijf. Het zou een bron moeten zijn voor bruikbare inzichten om u te helpen snel datagestuurde beslissingen te nemen.

Het vermijden van alle gevolgen van een slechte boekhouding en een inefficiente backoffice is belangrijker dan veel ondernemers beseffen.

Hier zijn 10 waarschuwingssignalen waardoor uw boekhouding en backoffice u stress en slapeloze nachten zal bezorgen en bovendien uw bedrijf tegen werkt.

De impact van een rommelige boekhouding en backoffice

1. U begrijpt uw cijfers niet, dus u kent uw bedrijf niet

Om uw bedrijf te kennen – hoe het funcioneert, hoeveel elke afdeling kost, hoeveel het verdient, hoeveel het kost om elke euro aan omzet te genereren, hoe solide het financieel is, en zoveel meer - moet u absoluut uw cijfers begrijpen. U kunt de cijfers van uw bedrijf niet begrijpen, noch een duidelijk inzicht hebben in de financiële gezondheid van uw bedrijf, zonder een gedegen boekhoud- en rapporteringssysteem en zonder een efficiënte backoffice.

Zonder een sterke backoffice neemt u beslissingen gebasseerd op onnauwkeurigheden, ontvangt u verouderde rapporten en kunt u niet op de gegevens vertrouwen.

Een goed werkende backoffice is er een die u in staat stelt om tijdige, nauwkeurige financiële en operationele rapporten te krijgen, vertrouwen te hebben in uw cijfers en om uw cashflow soepel te laten stromen.

U moet kunnen vertrouwen op de Key Performance Indicators (KPI's) die het belangrijkst zijn voor uw bedrijf. Het stelt u in staat strategische doelen te stellen, datagestuurde beslissingen te nemen om uiteindelijk uw doelstellingen te bereiken, zodat u duurzaam kunt groeien.

2. U lijdt aan cashflowproblemen

Zonder een getrouwe boekhouding en efficiënte backoffice zult u ongetwijfeld tegen cashflow-uitdagingen aanlopen.

Door uw boekhouding op orde te houden, wat bestaat uit onderandere uw uitstaande klanten niet langer te laten oplopen dan afgesproken, u tijdig het tekort aan beschikbare kredieten kan voorspellen of de betalingstermijnen respecteert; kunt u de cashflow van uw bedrijf onder controle krijgen en behouden.

Door uw uitgaven, schulden, inkomsten en vorderingen nauwkeurig bij te houden, krijgt u een duidelijker beeld van de cashflow van uw bedrijf op dit moment en het zal zelfs uw vermogen verbeteren om cashflowproblemen te voorspellen voordat ze zich voordoen.

Met een beter boekhoud- en rapporteringssysteem zal de budgettering van uw bedrijf verbeteren en kunt u cashflow problemen voorkomen voordat ze zich voordoen.

3. U kunt geen succesvolle strategie bedenken

Strategie is essentieel voor een succesvolle bedrijfsvoering.

Als ondernemer moet u niet alleen een visie hebben voor de toekomst van uw bedrijf maar moet u ook een plan hebben dat u zal helpen om daar te komen - een goed functionerende, efficiënte backoffice moet een essentieel onderdeel zijn van dat ‘operationele’ plan.

Of u nu doelen probeert te stellen voor het volgende jaar, kwartaal, maand of week, een inadequate boekhoud -en financiële-strategie houdt u tegen. Een slecht lopende backoffice belet u niet alleen uw doelen te bereiken, maar het kan het ook moeilijk maken om simpelweg doelen te stellen, benchmarks bij te houden en de voortgang te meten.

4. U verhoogt de kans op boetes en controles

Belastingen en controles zijn een enorme kopzorg wanneer uw backoffice niet werkt.

Als uw gegevens niet regelmatig worden bijgewerkt, bezorgen naderende aangiftetermijnen extra stress en spanningen om al de nodige gevens en documenten te verzamelen en door te nemen. Wat een eenvoudige klus had kunnen zijn, verandert in een extra last die veel arbeidsuren van uw medewerkers zal vergen. Uiteindelijk loopt u het risico uw indieningstermijnen te missen, fouten te maken in uw belastingaangiftes, belastingboetes te moeten betalen en een belastingscontrole te krijgen. We kunnen dit natuurlijk ook doortrekken naar al uw vergunningen en andere (sociale, veiligheid, hygiëne en technische) controles

Een efficiënt ingerichte backoffice zorgt ervoor dat uw bedrijf controle-stress-vrij is, ongeacht de tijd van het jaar.

5. Uw uitgaven zijn op hol geslagen

Een rommelige backoffice veroorzaakt allerlei problemen als het gaat om het bijhouden van (on)kosten, het goedkeuren van kosten en het betalen ervan. Zonder een adequaat systeem voor het goedkeuren van uitgaven, het indienen van ‘bonnen’, het categoriseren van uitgaven en het toewijzen van kosten, heeft u geen idee wat uw uitgaven werkelijk zijn. Zonder een up-to-date gehouden boekhouding en goed werkende backoffice weet u niet hoeveel uw bedrijf uitgeeft (of waaraan u uitgeeft). 

Als gevolg hiervan zullen uw uitgaven waarschijnlijk een eigen leven gaan leiden en loopt u het risico dat ze aanzienlijke proporties aannemen. Er bestaan eenvoudige oplossingen voor het bewaren van bonnen, het goedkeuren, volgen en categoriseren van uitgaven. Met een expert om u te laten zien hoe u deze systemen installeert en er optimaal gebruik van maakt, creëert u een efficiënte manier om alle uitgaven van uw bedrijf bij te houden en tegelijkertijd uw backoffice te versterken.

6. U factureert foutief (en u weet het misschien niet eens)

Als het gaat om het tijdig en correct factureren aan uw klanten, moet uw boekhoudafdeling veel goed doen: de correcte prijzen en tarieven gebruiken, tijdig opstellen en verzenden, en nauwgezette opvolging. Op een nog hoger niveau vereist correcte facturering ook een nauwkeurige en grondige tijdregistratie en kostentoewijzing.

Met een inefficiënte backoffice is er geen manier om te weten of u klanten vooraf correcte offertes/bestelbonnen heeft gehad, gevolgd door nauwkeurige en tijdige facturering. U weet ook niet of u klanten tijdig betalen, of dat u zelfs de ‘juiste’ prijs voor uw producten/diensten aanrekent.

Met een goed georganiseerde boekhouding, kunt u uw prijzen optimaliseren en facturen verzenden die altijd accuraat en actueel zijn. Bovendien kunt u uw incassoproces automatiseren en uw betalingssystemen bijwerken om ervoor te zorgen dat het voor uw klanten gemakkelijk is om de betaling zo snel mogelijk uit te voeren.

7. U loopt een hoger risico op interne fraude

Een rommelige backoffice zonder duidelijk opgestelde interne procedures, up-to-date gehouden boekhouding en consistente opvolging brengt uw bedrijf in gevaar om verliezen te lijden als gevolg van interne fraude.

Zonder slim beleid en betrouwbare processen die een adequate scheiding van bevoegdheden / taken en goede opvolging / controle mogelijk maken, riskeert uw onderneming enorme verliezen (het soort verlies dat u kan dwingen voorgoed te sluiten) als gevolg van interne fraude.

Hoe hoog u uw werknemers ook acht, alle bedrijven (klein en groot) zijn kwetsbaar voor interne fraude. Het implementeren van de juiste controles, scheiding der functies en het inschakelen van de hulp en het toezicht van externe experts kunnen u helpen dit kostbare probleem voor bedrijven te voorkomen.

8. U kent uw kosten niet, dus u kunt uw prijzen niet optimaliseren

Als uw backoffice slecht is in het bijhouden van uitgaven en de tijdsregistratie van uw medewerkers, weet u niet echt wat uw kosten zijn.

Zonder dit kunt u geen strategische prijsbeslissingen nemen. U kunt uw winstmarges niet duidelijk meten en u kunt de prijszetting niet optimaliseren om betere marges te hebben. Met slechte prijsmodellen krijgt u onvermijdelijk problemen met de cashflow en kunt u het ware potentieel van uw bedrijf niet realiseren.

Een efficiënte backoffice moet tools implementeren om de tijd en uitgaven van uw medewerkers bij te houden en moet die kosten (zowel direct als indirect) nauwkeurig aan individuele projecten toewijzen. Het resultaat is dat u uw prijzen kunt optimaliseren, uw winstmarges kunt versterken en uw cashflow kunt verbeteren.

9. U kunt uw werkcultuur niet verbeteren

Een slecht geleide backoffice leidt tot een slecht geleide onderneming.

Als u deze uitdagingen niet aanpakt, zal de werkcultuur van uw bedrijf er ongetwijfeld onder lijden. Uw medewerkers kunnen te maken krijgen met onzekerheid over hun werkzekerheid, voelen zich misschien niet voldoende gewaardeerd of erkend, ze zullen voor frustrerende en onnodige uitdagingen komen te staan in hun dagelijkse verantwoordelijkheden, en u zult er geen controle over hebben. Als uw medewerkers het moeilijk hebben, zal uw bedrijfsresultaat dat ook doen.

Hoewel human resources en boekhouding helemaal niets met elkaar te maken lijken, kunt u met een sterke backoffice controle krijgen over uw strategie voor het beheer van menselijk kapitaal om de cultuur van uw bedrijf te verbeteren en tegelijkertijd het geluk en de winstgevendheid van uw mensen te maximaliseren.

10. U maakt onnodige kosten

Als uw boekhouding niet in orde is, verliest u onvermijdelijk geld, door onnodige uitgaven te maken.

Bovendien maakt een rommelige backoffice het ook buitengewoon moeilijk om te werken in overeenstemming met regelgeving en belastingwetten, wat betekent dat u waarschijnlijk ook boetes oploopt wegens niet-naleving en onnauwkeurige belastingaangifte - om nog maar te zwijgen van de directe en indirecte kosten die gepaard gaan met een (belasting)controle.

Dankzij een ordelijke backoffice dankzij een goede boekhouding, rapporteringen en procedures voorkomt u onnodige controles, vermijdt u stress en bespaart u uw bedrijf verliezen als gevolg van vermijdbare boetes en te late betalingen.

Automatisering en externe expertise kunnen u helpen uw backoffice in orde te brengen

Een volledige interne staf van boekhoud en finance experts kost genoeg om een klein bedrijf tot zinken te brengen. Plus, werken in een omgeving met weinig doorgroei-mogelijkheden is niet de ideale werksituatie voor een team van deskundige boekhoudprofielen.

Ondanks deze uitdagingen is er nog steeds hoop voor kleine en middelgrote bedrijven om vakkundig ontworpen en efficiënt werkende back-offices in hun bedrijf te creëren. De oplossing: uitbesteding. Laat de professionals het doen. Ze zijn getraind en het kost u op de lange termijn minder.

Met een uitbestede oplossing heeft uw bedrijf toegang tot de kennis en ervaring van ervaren financiële professionals, terwijl u een betaalbare prijs betaalt voor alleen de diensten die u echt nodig hebt. U krijgt iemand die u helpt uw systeem en processen te optimaliseren en u helpt uw tijdige en nauwkeurige financiële rapporten te interpreteren.

Het resultaat is dat u een operationeel kader kunt creëren dat is ontworpen om uw hele organisatie te oriënteren op het bereiken van uw strategische doelen. U vermijdt de valkuilen van het werken met een slecht werkende backoffice en maakt gebruik van al het vermogen dat uw bedrijf heeft om duurzaam te groeien en succesvol te zijn. Ontdek in dit artikel de voordelen van outsourcing voor uw bedrijf: Outsourcing, een interessante oplossing voor bedrijven?

Wat is de situatie in uw onderneming?

Bent u klaar om controle en duidelijkheid te krijgen in uw bedrijfsfinanciën? Klaar om uw cijfers te begrijpen, zo uw winst te maximaliseren en zelfverzekerde (financiële) beslissingen te nemen? We vernemen graag van u welke noden u vandaag heeft, waar u mee worstelt zodat wij u de geschikte oplossing kunnen aanreiken en u weer een stap dichter bent bij het bereiken van uw doelen.

Al deze expertise staat tot uw beschikking om u nog beter te helpen om te doen waar u goed in bent en om te focussen op de groei en het succes van uw onderneming. Wil je meer lezen over de taken van een CFO en de voordelen van een virtuele CFO? Lees dan zeker deze artikels: 'CFO 4 a day en uw onderneming', 5 redenen waarom jouw onderneming een virtuele CFO nodig heeft!, 5 redenen waarom steeds meer KMO's kiezen voor onze virtuele CFO-dienst. Wens je een virtueel finance-team om je te ondersteunen? Een succesvolle samenwerking begint met een goed gesprek. Ontdek het dienstenpakket van A2Z en leg nu jouw gratis en vrijblijvend gesprek van 30 minuten vast, rechtstreeks in onze agenda.