Wij krijgen dikwijls de vraag “Wat doen jullie eigenlijk als virtuele CFO?” om hier een antwoord op te geven nemen we jou graag mee … Wij hopen je zo een beter zicht te geven in wie wij zijn en wat wij doen.

Eigenlijk kunnen we het heel kort houden door te zeggen dat wij het verhaal achter de cijfers voor onze klanten uitschrijven, een beetje als cijfer-fluisteraars. Laten we eerlijk zijn, de meeste ondernemers hebben hun onderneming niet opgestart omdat ze graag met cijfers werken, maar om hun passie uit te oefenen, omwille van een bepaalde missie of omdat ze een bepaalde behoefte wensen in te vullen.

Ondernemen is niet zomaar ‘winkeltje spelen’. Het brengt verantwoordelijkheden, risico’s en heel wat uitdagingen met zich mee. A2Z Services is opgericht als antwoord om die verantwoordelijken en behoeften deels op te vangen. De nood aan meer duidelijkheid, meer zekerheid en minder zorgen - en dit voornamelijk omtrent de financiële situatie van hun onderneming - probeert A2Z te beantwoorden. Maar hoe gaan we hiervoor precies te werk? Ontdek hieronder hoe een week van een virtuele CFO eruit ziet en wat wij doen om tegemoet te komen aan alle behoeften van onze klanten.

A week in the life of ...

Met de jaren komt het verstand, en ook het timemanagement wordt er beter op. De werkweek begint dus al op zondagavond met even de agenda voor de komende week door te nemen. Een voorbereid man, is er namelijk twee waard.

Maandag 

1. Teammeeting

Maandagvoormiddag heeft min of meer een vaste structuur. Alle mails, die in de loop van het weekend binnenstroomden, worden verwerkt en in detail bekeken en de wekelijkse teammeeting vindt plaats. Daarin overlopen we meestal een vaste agenda. Omstreeks 9u30 buigen we ons gezamenlijk over alle klantendossiers. Deze worden opgedeeld in 3 groepen:

• Klanten die deze week een vergadering op de agenda hebben staan

• Klanten die bepaalde procedures lopen hebben, zoals kredietdossiers, financieringsaanvragen…

• Overige klanten

Vervolgens worden nieuwe klantendossiers voorgesteld en kwalitatieve leads worden besproken. Ook worden voor nieuwe klanten het CFO-team samengesteld, rekening houdend met de expertise van de CFO’s, de sector en specifieke noden van de klant.

Elke klant die voor onze CFO-4-A-DAY-abonnementsformule kiest, krijgt een ‘welkomstmap’ met daarin een beknopte, maar duidelijke uitleg over de samenwerking, wat hij/zij mag verwachten, wat wij, A2Z Services, van hem/haar verwachten en een infofiche met de nodige gegevens over wie deel uitmaakt van zijn/haar CFO-team, kleine personalia en de contactgegevens. Elke klant krijgt een team van minimum 2 personen toegewezen, zodat de continuïteit steeds kan gewaarborgd worden.

2. Opvolging voorgaande week

Ook de opvolging van vorige week behoort tot de werkzaamheden op maandag. Zo bezorgde ik vorige week een cashflowprognose aan een klant, die nu besproken dient te worden, via videoconference. Deze klant is goed vertrouwd met zijn cijfers en de vergadering verloopt dan ook heel vlot. Na 45 minuten zijn we klaar en er moeten geen aanpassingen gebeuren dus ik ben een tevreden CFO. Nog even tijd om de afspraak van vanmiddag voor te bereiden.

3. Afspraak met klant i.v.m. crowdfunding-project

Om 14u, heb ik samen met een klant een meeting met WinWinner, in verband met een Crowdfunding-project. Deze gaat (corona-proof) face-to-face door, dus tijdig vertrekken naar Gent is de boodschap.

Voor de klant is dit een kennismakingsgesprek met WinWinner, zo verneemt hij wat zij voor onze klant kunnen betekenen en hoe zij zo’n crowdfunding-campagne aanpakken. Wij vinden het belangrijk dat de klant alles goed begrijpt over hoe het volledige proces in elkaar zit, wat er van hemzelf verwacht wordt. Hij kan de vragen stellen waarmee hij zit. Na ruim een uur vergaderen weet iedereen wat van hem/haar te verwachten staat. 

Ik spreek in mijn ‘notities’-app nog een kort verslag in van deze vergadering, zoals topics die niet mogen vergeten worden en enkele ideeën voor de verslaggeving naar de klant toe.

De wereld staat niet stil tijdens meetings, dus ik kijk snel naar gemiste oproepen, sms-berichten en de mails die zijn binnengekomen. We hebben nog een aardige rit voor de boeg, dus we maken nuttig gebruik om enkele telefoons te doen en ik heb geluk: mijn CFO-teamlid is bereikbaar zodat ik hem snel even kan bijpraten over de meeting die net is afgelopen.

Eens op kantoor wordt het rapport opgemaakt, met een kort verslag van de vergadering, de actiepunten en hun deadlines. Het volledige rapport wordt aan het dossier toegevoegd zodat elk teamlid over de nodige informatie beschikt indien hij/zij dit nodig heeft.

Voor al onze rapporten hebben we een template gemaakt met een welbepaalde structuur zodat de rapporten, over de dossiers heen, uniform zijn en het geen kakofonie wordt. Ons kantoor werkt op een ‘less paper’-manier op weg naar ons doel om totaal paperless te werken.

Dinsdag

Vandaag staan er drie meetings en een presentatie van een softwareprogramma op de agenda. 

We zijn in volle groei en net verhuisd naar een nieuw pand dus het moment om investeringen te doen en dit zowel voor de inrichting van het kantoor als voor onze IT. Er zijn verschillende programma’s op de markt dus we testen er verschillende op vier pijlers: Data-overdracht, moduleerbaarheid, gebruiksvriendelijkheid en support.

1. Meeting potentiële klant

De eerste meeting staat ingepland om 9u, een potentiële klant. Vorige week hebben we tijdens het ‘gratis en vrijblijvend gesprek van 30 minuten’ al kort de uitdagingen waarmee hij momenteel worstelt, besproken en nu gaan we er dieper op in. Ondertussen had de klant zijn boekhouding al bezorgd zodat we nu onze eerste bevindingen kunnen voorleggen en bespreken. De klant heeft een schrijnwerkerij en hij merkt dat de vraag steeds groter wordt. Zijn omzet zit in stijgende lijn, maar hij vindt dit niet weerspiegeld op zijn bankrekening. Momenteel is hij wat blind aan het sturen en loopt hij wat verloren alles achter aan. Zoals veel bedrijven in volle groei, is nog niet alles mee geëvolueerd. Zo loopt de administratie achter (opstellen van verkoopfacturen en ze ook effectief verzenden).

De volgende stap is dat we een audit uitvoeren van zijn boekhouding en administratie. Dat we een zicht krijgen in zijn processen, zijn manier van ondernemen en de geldstromen in de onderneming. Na de audit bespreken we dan onze bevindingen en het stappenplan dat we hebben uitgestippeld om terug zicht te krijgen en hij terug vertrouwen krijgt in zijn cijfers. Zodra we toegang hebben tot zijn boekhouding gaan we aan de slag.

Tijdens de meeting krijg ik de bevestiging van een klant dat hij intekent op onze abonnementsformule – Financial controller, werk aan de winkel dus om de koppeling tussen zijn boekhoudsoftware met onze rapporteringssoftware zo spoedig mogelijk in orde te brengen.

2. Meeting CFO 4 a day klant

De volgende meeting (virtueel) op de agenda is met een klant waarvoor we een cashflow-forecast hebben opgemaakt. Hij maakt gebruik van onze CFO 4 a day-dienst, waardoor wij wekelijks een meeting hebben. We bespreken de cashflow-forecast en ik stel hem de vraag of er nog speciale zaken te melden zijn voor het volgend kwartaal (investeringen, wijzigingen i.v.m de verkoopprognose, …) Na een uur is de meeting afgelopen, volgende week bespreken we dan zijn resultaten van Q3-2020 en het budget voor 2021.

Ik heb nog een uur tot de volgende virtuele meeting gepland staat, dus ik doe nog wat administratie en ik bereid al de meetings van vrijdag voor. 

Ondernemingen kunnen ook voor tijdelijke oplossingen bij A2Z Services terecht en in dat kader zit ik momenteel op woensdag en donderdag bij een klant waarvoor ik de transitie van het Belgisch SSC (Shared Service Center) naar het nieuwe SSC in Litouwen mee begeleid. Zelf ben ik verantwoordelijk voor de transitie van de finance-afdeling. Dit project loopt na 5 maanden midden oktober ’20 op zijn einde.

3. Meeting bestaande klant

De laatste meeting van de dag is ook met een klant die gebruikt maakt van onze CFO 4 a day-dienst. We hebben het budget gemaakt voor 2021 samen met een Cashflow-forecast en dat gaan we nu bespreken, alles verloopt corona-proof. Deze klant had in het begin wat twijfels over het virtuele, om vergaderingen via het internet te laten verlopen, maar nu ondervindt hij aan den lijve de voordelen, geen tijdverlies - want geen verplaatsing - en iets meer dan 1,5m afstand van elkaar. Deze meeting loopt wat uit, maar aangezien ik nog voldoende tijd heb tot de presentatie van 18 uur, laten we dit ‘gecontroleerd’ toe.

4. Online demo rapporteringstool

Als afsluiter staat er om 18u een online demo op het programma van een rapporteringstool. Na een uurtje weten we voldoende en is de presentatie afgelopen. Ik vraag een testperiode aan zodat we er zelf wat mee kunnen spelen en experimenteren.

Woensdag

1. Transitie finance project 

Zoals eerder vermeld, ben ik momenteel op woensdag & donderdag bezig met een transitie van een finance-afdeling van België naar Litouwen. Dit project loopt op zijn einde dus het is tijd om het uit handen te geven, nog enkele zaken recht te trekken en de nieuwe accounting manual af te werken. Kleine tegenvaller, de financieel verantwoordelijke van het SSC in Litouwen is ziek, jammer, dan maken we gebruik van de ‘vrijgekomen’ tijd om de manual verder af te werken en om ons eindrapport met bijhorende presentatie op te maken. In de vroege namiddag staan er nog enkele meetings met het Belgische finance team ingepland. Omwille van de grootte van deze klant (wereldspeler) is de Finance afdeling onderverdeeld in subafdelingen.

Tijdens deze meetings komen nog enkele werkpunten naar boven, die nog moeten aangepakt worden. Er wordt afgesproken wie deze punten op zich gaat nemen. Tegen de meeting van volgende week verwacht ik dat deze werkpunten zijn opgelost.

2. Audit voor nieuwe klant uitwerken

De resterende tijd van de dag werk ik nog verder aan een audit die we aan het uitvoeren zijn voor een nieuwe klant. Het plan is om de nieuwe klant de komende tijd intens begeleiden, maar eerst hebben we een soort van ‘nulmeting’ nodig om van daaruit verder te kunnen bouwen aan een relanceplan.

3. Uurtje-factuurtje

Het is de laatste dag van de maand, wat betekent dat ook de facturatie moet gebeuren.

Bij A2Z services werken we met verschillende formules: in regie (uurtje-factuurtje), vooraf bepaald vaste prijs of een abonnement. Elk lid van het A2Z Services-team moet zijn gepresteerde uren ingeven in onze ‘uurregistratie’-tool, zo wordt aan de hand hiervan de facturatie gemaakt en wordt er nagekeken of de gepresteerde uren in overeenstemming zijn met het budget dat werd opgemaakt voor de desbetreffende klant.

Donderdag

2de dag van het tweeluik ‘Litouwen’. Om 8u staat de eerste meeting van de dag op de agenda. Vandaag is het de eerste dag van de maandafsluiting en het is de laatste closing waar ik aan zal meewerken. Het waren 5 intensieve maanden, met de nodige uitdagingen, maar ze zijn er klaar voor. Ondertussen blijf ik standby en focus ik me met de Belgische directie op het budget voor 2021. Vanuit de ‘groep’ zijn er enkele doelstellingen en instructies gekomen voor de Belgische dochters (9 ondernemingen). Ondanks de crisis waarmee we te maken hebben, voorzien ze toch nog een groei voor de groep in zijn totaliteit.

Tijdens de lunch maak ik even gebruik om wat mails te beantwoorden en wat mensen terug te bellen of via whatsApp te antwoorden.

Na de middag gaan de vergaderingen over de budgetten verder, sowieso wordt 2021 nog een jaar met heel wat uitdagingen en onzekerheid. Dat maakt budgetteren niet makkelijk, dus we houden rekening met verschillende scenario’s. Vanuit mijn oogpunt, als finance expert vind ik dit zeer interessant. Het is makkelijk om een budget te maken als alles goed verloopt en er een zekere economische-stabiliteit is, maar nu, moeten we al onze ervaring en kennis aanspreken. Samen geraken we er wel uit.

Vrijdag

Vandaag staan er 3 vergaderingen op me te wachten, de meeste voorbereidingen zijn hiervoor al gebeurd, dus ik kan wat tijd besteden aan wat vakliteratuur door te nemen en wat nieuwsbrieven waarop ik geabonneerd ben te lezen. Er is ook een nieuwe lead binnengekomen via social media dus ik zal deze persoon later op de dag contacteren.

1. Videoconference CFO 4 a day klant

Om 10 uur bel ik via videoconference naar een klant, die bij ons een CFO 4 a day-abonnement heeft, om de resultaten van het 3de kwartaal te bespreken. Rond 11 uur zijn we klaar met de bespreking en hebben we nog enkele vragen van onze klant beantwoord. Volgende week zelfde tijd staat met deze klant een bespreking van het budget voor 2021 op de agenda.

Ik neem tussendoor even de tijd om een lead te contacteren om te horen wat zijn noden zijn, met welke uitdagingen hij kampt en of wij hem hierbij kunnen helpen. Hij zit met een groot cashflow-probleem, zijn verkopen zijn enorm gedaald en hij heeft moeite om zijn vaste kosten te blijven betalen, gelukkig heeft hij nog voldoende reserves maar moeten er toch de nodige maatregelen genomen worden. We plannen voor volgende week dinsdag een meeting in zodat hij zijn situatie in detail beter kan uitleggen en we samen de nodige stappen kunnen bespreken om zijn situatie te verbeteren.

2. Presentatie bij klant

Tegen 13 uur staat de volgende meeting/presentatie op de agenda. Tijdens de meeting laat de klant weten dat hij enkele investeringen wenst te doen, dus kijken we samen of hier ruimte voor is en hoe we deze investeringen gaan financieren. To be continued.

3. Meeting budget bepaling

De laatste meeting is een bespreking van een budget, vorige week hadden we voor deze klant zijn budget voor 2021 de eerste maal besproken, tijdens die meeting zijn er nog enkele zaken naar boven gekomen en deze hebben we nu verwerkt. Na een goede vergadering, met veel interactie met de klant, kunnen we het budget vastleggen. Dit budget zal dus worden ‘ingegeven’ in onze rapporteringstool zodat we ook in 2021 de actuals met het budget kunnen vergelijken.

Om de dag af te sluiten werk nog even verder aan de audit voor onze nieuwe klant en neem ik een kijkje in de uurregistratie-tool. Ik trek alvast enkele rapporten ter voorbereiding van de team-meeting komende maandag. 

Conclusie van de werkweek

Het was een drukke, maar productieve week. Ik heb niet alles kunnen doen wat ik gepland had, dus ik zal in het weekend een paar zaken moeten inhalen. Zo moeten er enkele blogs worden afgewerkt, gelukkig voorspellen ze slecht weer. Maar nu even relaxen, zodat we uitgerust en opgeladen aan de nieuwe werkweek kunnen beginnen.

Wil jij ook beroep doen op de expertise van een virtuele CFO? Ontdek in deze artikels de voordelen van een virtuele CFO: '5 redenen waarom jouw onderneming een virtuele CFO nodig heeft!' en '5 redenen waarom steeds meer KMO's kiezen voor onze virtuele CFO-dienst'. Neem gerust contact op met ons en we maken graag een plaatsje vrij in onze drukke agenda om jouw situatie te bespreken. Een succesvolle samenwerking begint met een goed gesprek. Ontdek het dienstenpakket van A2Z en leg nu jouw gratis en vrijblijvend gesprek van 30 minuten vast, rechtstreeks in onze agenda.