De boekhouddriehoek

19 januari 2021

De boekhouddriehoek

Ziet u ook het bos door de bomen niet meer bij het bepalen welke financiële professional u nodig heeft voor uw onderneming? Er zijn er zoveel om uit te kiezen: erkende boekhouders, externe accountants, interne accountants, boekhouders, fiscalisten, controllers en CFO’s.

U kan het vergelijken met dokters, artsen, niet elke arts is geschikt om hartoperaties uit te voeren, zo zijn boekhouders en andere financiële professionals ook geen ‘one-size-fits-all’! Dit onderscheid tussen verschillende boekhoudfuncties kan bij kleine(re) bedrijven enigszins verwarrend zijn. Er is een hiërarchie van behoeften voor zakelijke financiële noden. De basis is de boekhouding en vertegenwoordigt de meest basale en fundamentele behoefte. Naarmate uw bedrijf volwassener wordt en groeit, veranderen en groeien ook de behoeften. Het onderstaande diagram geeft de hiërarchie weer, en details over elk niveau worden hieronder uitgelicht.

Niveau 1: Boekhouden

Dit is de basis van de boekhoudkundige behoeften. Dit is de functie die alle transacties in het bedrijf bijhoudt en registreert in uw boekhoudprogramma of erp-pakket. Een boekhouder is de rol die moet worden ingehuurd om in deze behoefte te voorzien. Dit is de eerste die iemand inhuurt als u een map vol facturen en bonnetjes in een kast hebt gestopt! Zij zullen ook uw BTW-aangiftes en uw jaarrekening opstellen. Dit is dan wel een registrerende rol van alles wat er in het verleden is gebeurd, toch is dit een niet-onbelangrijke activiteit. Uw volledige rapportering, zowel financieel als operationeel steunt hierop. Hoe zorgvuldiger de registratie hoe nauwkeuriger en betrouwbaarder de analyses en rapporteringen en dus hoe sneller en makkelijker de correcte beslissingen kunnen worden genomen.

Niveau 2: Fiscaliteit en naleving regelgeving

Wie België zegt, zegt Belastingen en zeker als ondernemer komt u er (te) veel mee in aanraking. Ondanks de hervormingen blijft het een kluwen van wetten, besluiten en uitzonderingen op de uitzondering. Daarom is Belastingen en naleving onze behoefte op het tweede niveau in de hiërarchie. Belastingen, ze bestaan op lokaal, provinciaal en federaal niveau. Het niet nakomen van uw fiscale verplichtingen kan serieuze gevolgen hebben en dit niet alleen voor uw onderneming maar ook voor u als bestuurder, eigenaar, … .Naast de fiscale regels, moeten de meeste bedrijven ook voldoen aan de regels van andere wettelijke en controlerende (overheids)instanties.

Afhankelijk van in welke sector u onderneemt, gaan de ‘deuren’ zonder de juiste licentie of vergunning niet open. Door de complexiteit en overvloed aan wetten en regels kunnen wij u alleen maar aanraden u te laten bijstaan door specialisten ter zaken. Vertrouw dus niet op alleen op uw boekhouder maar doe ook een beroep op uw sociaal verzekeringsfonds, het sociaal secretariaat, advocaten, fiscalisten enz. om te voldoen aan alle regelgevingen deze zich buiten de financiële functies van uw onderneming bevinden. Uw boekhouder kan hier wel een sturende/coördinerende rol in hebben.

Niveau 3: Financiële overzichten

Er zijn 3 financiële overzichten die iedere onderneming sowieso regelmatig moet opmaken en analyseren. De balans, de resultatenrekening en het cashflow-overzicht)

Deze drie zijn het minimum aan verslaggeving die aanwezig moet zijn en die u als ondernemer regelmatig moet bekijken.

Zoals eerder vermeld, is ‘het resultaat’ van de rapporteringen afhankelijk van de manier waarop uw boekhouding (registratie van boekhoudkundige posten) wordt uitgevoerd.

Naarmate jouw onderneming groeit, groeit ook de behoefte aan informatie om snel de juiste beslissingen te kunnen nemen. Met éénmaal per jaar de balans, de resultatenrekening en het cashflowrapport op te maken gaat u er niet komen, neen, dan heeft u nood aan verslaggeving die omvangrijker is en periodiek (maandelijks, trimesterieel, per seizoen en zelfs per ‘actie’) wordt opgemaakt.

Financiële -en management rapporten zijn met andere woorden financiële en operationele informatie die aan de directie wordt gepresenteerd voor een specifieke periode. Deze informatie is cruciaal om een duidelijker beeld te krijgen over de bedrijfsvoering. Dan kunnen er reacties komen in de aard van: “Wauw, het lijkt erop dat onze winsten sterk zijn toegenomen.” Of “Amai, onze openstaande klanten zijn gestegen, hier moeten we dringend iets aan doen.” Of misschien: "Hebben we zoveel aan marketing besteed!?" en hopelijk niet "Ik dacht dat we meer geld hadden dan dat!"

En de jaarrekening? Daar bent u als directie/eigenaar/ondernemer niets mee (ja, dit klinkt hard maar toch is het zo). Deze is voor externe doeleinden en geïnteresseerden. U kan deze van collega-ondernemers eens bekijken en het zal u een indicatie geven maar daar blijft het dan ook bij. Een jaarrekening is een momentopname, een foto die getrokken wordt op een specifieke datum. Daarenboven is deze fiscaal geïnspireerd en zeker de ‘verkorte versie’ toont amper details.

Dus absoluut niet de financiële rapportering waarmee u dagelijks uw onderneming mee aanstuurt!!

We adviseren om minstens maandelijks eens de toestand van uw onderneming te bekijken. Het feit is, dat financiële rapporten op zich, er niet echt toe doen voor ondernemers/eigenaren, tenzij u weet hoe u ze moeten lezen. U kunt ernaar kijken, maar als ze ervoor zorgen dat uw hoofd begint te draaien, en de cijfertjes beginnen te ‘zweven’. Maak het u dan makkelijk en laat het over aan experten. Het is onze rol, wij als CFO, om u te helpen bij het opstellen en interpreteren van financiële overzichten die we dan omzetten naar bruikbare informatie. Geen hoofdpijn meer, alleen maar duidelijke antwoorden. Op niveau 5 is de behoefte aan deze rapporten nog groter en zijn ze talrijker en uitgebreider. 

Niveau 4: Beleid en procedures

Wanneer een onderneming een (complexiteits)niveau bereikt waar het in contact komt met meer werknemers, leveranciers en klanten, is het tijd om ervoor te zorgen dat u over een financieel beleid beschikt.

Dit beleid kan gaan over hoe om te gaan met cash, hoe om te gaan met te late betalingen van klanten, hoe werknemers worden vergoed, wie bestellingen kan plaatsen, enz. Hoe meer uw bedrijf met andere partijen samenwerkt, hoe dwingender het financiële beleid wordt. Dit is de belangrijkste CONTROL-laag in onze hiërarchie, aangezien de behoefte bepaalt wat er MOET gebeuren. Procedures bieden de medewerkers stapsgewijze instructies om hun werk uit te voeren volgens het vastgestelde beleid. Een CFO is de rol die kan helpen identificeren waar er een gebrek aan financieel beleid is. Ze kunnen ook best-practices voorstellen voor procedures om de cashflow te helpen optimaliseren en het risico op diefstal en verspilling te minimaliseren.

Niveau 5: Financiële -en management rapporten

Het volgende niveau in de hiërarchie bouwt verder op niveau drie en is het meten van de bedrijfsresultaten en het beheren ervan. Dit omvat het meten en analyseren van daadwerkelijke financiële resultaten t.o.v een budget, het opzetten en volgen van Key Performance Indicators (KPI's) en het uitvoeren van analyses op de cijfers. Het omvat ook het interpreteren van de resultaten van de metingen en het bespreken met de bedrijfseigenaar zodat weloverwogen beslissingen kunnen worden genomen.

Een CFO kan helpen bij het opzetten van budgetten, prognoses en KPI's. De CFO kan ook de vergelijkingen uitvoeren en eventuele afwijkende veranderingen of trends in positieve of negatieve richting opmerken. Meten is weten en wat u weet kan u managen, en uit de resultaten die we behalen bij onze klanten kunnen we dit alleen maar bevestigen.

Niveau 6: Winstoptimalisatie

Het maximaliseren van de winst is misschien niet het ultieme doel voor sommige kleine(re) ondernemingen, maar het behalen van duurzame winst kan een onderneming in staat stellen haar doelen te bereiken! Ondernemingen kunnen hun winst vergroten door hun inkomsten te verhogen of kosten te verlagen (bij voorkeur een combinatie van beide). Deze behoefte in de hiërarchie zou echt de hele piramide moeten doordringen, omdat het optimaliseren van winst op alle niveaus en in alle afdelingen moet plaatsvinden. We moedigen ondernemers aan om op uitgaven te letten en hun inkomsten te verhogen, ongeacht op welk ‘ondernemersniveau’ ze zich bevinden. Naarmate de complexiteit in een onderneming toeneemt, is de kans echter groot dat er te veel informatie en transacties zijn voor een ondernemer om in de gaten te houden, en kan er sprake zijn van 'kosten-crisis'.

Er moet dan een diepgaande kostenanalyse worden uitgevoerd om niet-nuttige uitgaven die geen rendement opleveren (zowel financieel als niet-financieel). Bovendien moeten soms hele inkomstenstromen of bedrijfssegmenten in vraag worden gesteld om de winst te optimaliseren. Ondernemers, medewerkers hebben de neiging alleen naar de omzet te kijken en niet naar de winst. Een voorbeeld ter verduidelijking.

Situatie: De onderneming x heeft drie producten (A-B-C) en een maandelijkse omzet van 120.000. We stellen echter vast dat product B het bedrijf eigenlijk geld (en winst) kost. Daarom beslissen we om product B niet meer aan te bieden, resultaat; de winst stijgt, ook al daalt de omzet. Niet alle omzet zorgt voor winst het is daarom van levensbelang om een goede prijspolitiek te hanteren en uw kosten te beheren en te begrijpen. U moet perfect kunnen antwoorden op de vraag, wat is de kostprijs van mijn product/dienst en aan welke verkoopprijs breng ik het op de markt?

Niveau 7: Strategische planning en besluitvorming

Aan de top van de piramide biedt de CFO meer dan alleen financiële knowhow aan de bedrijfseigenaar. Dit is waar de CEO of eigenaar een sparringspartner en klankbord nodig heeft bij de besluitvorming: iemand die ondersteuning biedt en raad geeft. De CFO kan strategische inzichten bieden op basis van de plannen, prognoses en planningstools die zijn ontwikkeld en aangepast op maat van de onderneming. Wellicht heeft u vragen als: "Hoe kan ik het omzetdoel van mijn vijf-jarenplan bereiken?", "Hoe krijg ik een beter inzicht op mijn cijfers en data?", ”Hoe gaan we dit het best financieren?” Of "Hoe maak ik de onderneming weerbaar tegen een economische neergang?" Dit zijn slechts enkele vragen die u zich stelt maar het is niet “Hoe?” maar “Wie kan daarvoor zorgen?”

Een CFO kan daarvoor zorgen. Een CFO kan helpen door het teamlid en de sparringspartner van de CEO / eigenaar te zijn. De CEO is als de kapitein van het ‘schip’ (of vliegtuig of auto) en stuurt het naar waar hij/zij heen wil. De CFO is de co-piloot, die de kapitein adviseert over de beste route om veilig en zo efficiënt mogelijk op de bestemming te komen.

Wat is het volgende niveau voor jou en jouw onderneming?

Bent u klaar om controle en duidelijkheid te krijgen in uw bedrijfsfinanciën? Klaar om de volgende stap te zetten om winst te maximaliseren en zelfverzekerde (financiële) beslissingen te nemen? We vernemen graag van u welke noden u vandaag heeft, waar u mee worstelt zodat wij u de geschikte oplossing kunnen aanreiken en u weer een stap dichter bent bij het bereiken van uw doelen.



Schrijf je in om gratis onze tips & tricks te ontvangen

{{ newsletter_message }}

{{ popup_title }}

{{ popup_close_text }}

x