5 tips om uw zakelijke e-mail beter te beheren

22 april 2020

5 tips om uw zakelijke e-mail beter te beheren

Leestijd: 3 minuten

Zeker in deze tijden, waar velen onder ons virtueel/op afstand aan het werken zijn, komen ze vlotjes binnen. Mails

Deze foto hoeft geen extra uitleg:

Leeg versus overvol. Welke inbox heb jij?

Omdat als je een zelfstandige of eigenaar van een klein bedrijf bent, je waarschijnlijk beter bekend bent met het laatste scenario. Maar ter verdediging wil je misschien de nul-inbox zijn. En misschien was je ooit die persoon. Maar toen gebeurde het, het leven en zaken en de drukte.

En als het een troost is, ben je niet de enige. Uit onafhankelijk onderzoek is zelfs gebleken dat de gemiddelde samenwerker 40 procent van zijn werkweek besteedt aan het behandelen van interne e-mails, die vaak weinig tot geen waarde hebben - en dat zijn slechts interne e-mails.

In de eenvoudigste bewoordingen betekent dit dat u alleen op woensdag van elke week aan iets van waarde kunt beginnen. Ja, laat dat doordringen.

Daarom hebben we 5 tips verzameld voor het efficiënt en effectief beheren van jouw (professionele) inbox:

1. Plan

Plan de hele dag door specifieke tijdsblokken voor het controleren van jouw e-mail, of het nu een keer per uur is voor 10 minuten of een handvol keer per dag.

Laat je e-mail niet de hele dag open, want waarschuwingen, geluidjes en pop-ups van inkomende berichten zijn storend.

Markeer jouw agenda op die momenten als 'druk'. Als je nog een stap verder wilt gaan, kun je een out-of-office-instellen voor die aangewezen tijden, zoals deze:

“Om gefocust te kunnen werken controleer en reageer ik momenteel tweemaal per dag om 11 uur en om 16 uur op e-mails. Als je dringende hulp nodig hebt die niet kan wachten, bel me dan op ….. "

2. Afmelden

Nu is het tijd om grenzen voor iedereen op te stellen. Hoewel dit even kan duren, maar neem de tijd om alle ongewenste of spam-e-mails te doorlopen en waar mogelijk te blokkeren, af te melden en te verwijderen. Weinig tijd? Zoek naar de term 'afmelden' om snel alle afzenders te vinden bij wie u zich kunt afmelden. Vaarwel nieuwsbrieven, promotionele e-mails en verzoeken!

3. Sorteer onmiddellijk

Stel niet uit tot 'later' of morgen iets dat je vandaag binnen een paar seconden of minuten kunt aanpakken - of, beter nog, nu. Verwijder eerst alle e-mails die bekend zijn als spam of junk. Voer vervolgens een snelle scan uit voor e-mails die eerder langs jouw stap 'Afmelden' zijn geslopen. Alleen dan kun je de urgentie en aard van de resterende e-mails evalueren en dienovereenkomstig aanpakken.

4. Organiseer

We hebben veel verschillende e-mailorganisaties gezien - en geprobeerd - mappen, submappen, labels, enz. Uiteindelijk wordt er moedig gesuggereerd dat er maar vijf e-mailmappen zijn die je ooit nodig hebt om de controle over je inbox te krijgen.

  1. Inbox: e-mails blijven hier alleen zolang het nodig is om ze naar een andere map te verplaatsen.
  2. Vandaag: alles wat vandaag een reactie vereist.
  3. Deze week: alles wat vóór het einde van de week een reactie vereist.
  4. Deze maand/kwartaal: alles wat een antwoord op langere termijn nodig heeft.
  5. Ter info: de meeste e-mails zijn informatief, dus bewaar ze hier.

Maak vervolgens, indien nodig, subcategorieën voor klanten/leveranciers of projecten. Maar overdrijf hier nu ook weer niet in.

5. Het goede voorbeeld geven

Je krijgt wat je geeft, dus als je veel e-mails verzendt, ontvang je veel e-mails. Veel mensen zijn verrast om te horen hoeveel minder e-mails ze zullen ontvangen als ze zelf ook het aantal mails beperken. Want hoewel het zoals een soort kip-ei-scenario presenteert, zal je merken dat jij mogelijk de ’aanstoker’ bent.

Hetzelfde geldt voor CC en BCC. Voeg niet meer mensen toe dan absoluut noodzakelijk. Meer ontvangers toevoegen dan nodig lijkt veel op het vermenigvuldigende effect van een Ponzi-schema: je werft twee vrienden, vervolgens rekruteren ze elk een paar vrienden enzovoort, totdat je in een overload aan e-mail zit.

Kijk? Dat was toch niet zo erg? Met een beetje proactief beheer en moeite zou je inbox de inbox aan de linkerkant kunnen worden - zonder rode opgesomde onheilscirkels. Nu kan je, in plaats van bijna de helft van jouw wekelijkse werkuren met e-mails bezig te zijn, teruggaan naar taken die er echt toe doen, zoals het laten groeien van jouw bedrijf!


Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

{{ newsletter_message }}

{{ popup_title }}

{{ popup_close_text }}

x